Automatische Eingangsbeleg-Archivierung

Viele Unternehmen haben bezüglich Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente noch immer kein effektives und konsistentes System. Ein bunter Mix aus digital archivierten Daten und Papierdokumenten in unterschiedlichsten Ordnern ist keine Seltenheit. Viele Mitarbeiter – vom Sachbearbeiter bis zum Abteilungsleiter – verbringen deshalb einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. Dabei gibt es, um Ordnung zu schaffen, ein paar zentrale Kriterien, die Unternehmen beim Archivieren ihrer Dokumente berücksichtigen sollten:

Revisionssichere Archivierung: Warum digitale Archive die bessere Wahl sind!

Das zentrale Kriterium für das Aufbewahren von Dokumenten ist in der Tat die revisionssichere Archivierung, d.h. die archivierten Dokumente müssen jederzeit exakt so aussehen wie bei der Erstellung oder Ablage. Um dies zu gewährleisten, ist die Verwendung eines Papierarchivs nicht empfehlenswert, da es Platz beansprucht und durch äußere Einflüsse (Brand, Wasser, Nagetiere) beschädigt werden kann. Die Verwendung eines digitalen Archivs ist hingegen vielversprechender. Es spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht auch eine schnelle Suche und die sichere Speicherung.

Papierlos arbeiten: Wie DMS Unternehmen hilft, ihre Dokumente im Griff zu behalten!

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie das von ELO. ELO ist ein hochmodernes Dokumenten-Management-System, das Unternehmen hilft ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit ELO können physische Dokumente, wie gedruckte Geschäftsbriefe sekundenschnell in elektronische Form umgewandelt werden und digitale Dokumente direkt im elektronischen Archiv gespeichert- und verwaltet werden. Die Dokumente sind sauber und ordentlich archiviert, immer und überall zugänglich. Mitarbeiter können schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen und die leidige Suche nach Dokumenten hat ein Ende!

Automatische Eingangsbeleg-Archivierung mit Klaes Ocr2ELO

Das Zusatzmodul „Klaes Ocr2ELO“ ist dabei besonders interessant. Dieses neue Tool erkennt automatisch wiederkehrende Belege wie Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen und ordnet sie im Elo-Archiv korrekt zu. Aber auch gänzlich neue Dokumente können durch KI (künstliche Intelligenz) erfasst und zugeordnet werden: Ein Tipp von „Systemschub“, dem professionellen IT-Dienstleister aus Bad Neuenahr-Ahrweiler, der regional führend und deutschlandweit aktiv ist, wenn es um Angelegenheiten rund um professionelle IT, Digitalisierung oder die Transformation von Unternehmen geht.

Wie funktioniert die Dokumentenverwaltung mit ELO und Klaes Ocr2ELO?

OCR steht dabei für Optical Character Recognition, also die optische Zeichenerkennung. Damit kann ELO den Text aus gescannten Dokumenten lesen und interpretieren. Das bedeutet, dass Dokumente nicht mehr manuell durchsucht werden müssen - OCR erledigt das. Aber das ist noch nicht alles! „Klaes Ocr2ELO“ kategorisiert die Daten auch nach entsprechenden Vorgaben wie Auftrags-, Projekt- oder Vorgangsbezogen. Und das Beste ist, es erfasst wiederkehrende Adressinformationen von Kontakten eigenständig, um mühsame manuelle Eingaben zu vermeiden.

Dabei muss jede Belegart nur einmalig angelernt werden, damit das Modul die Informationen korrekt erfassen kann. Alternativ kann die Erkennung an die Microsoft AI (Künstliche Intelligenz) übergeben, um den Prozess der Dokumentenverarbeitung noch weiter automatisieren. Die unlimitierte Belegkonfiguration ermöglicht auch die Erstellung von Workflow-Regeln, die auf bestimmte Kategorien von Dokumenten angewendet werden können. Beispielsweise können Rechnungen automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zur Genehmigung weitergeleitet werden oder Verträge an die richtige Abteilung gesendet werden.

ELO ist in Verbindung mit der unlimitierten Belegkonfiguration „Klaes Ocr2ELO“ ein vollständiges und effektives Dokumenten- und Informationsverwaltungssystem. Die automatische Erkennung und Kategorisierung von Dokumenten spart wertvolle Zeit und Ressourcen und ermöglicht es Unternehmen, den Prozess der Dokumentenverwaltung weiter zu optimieren. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von DMS und „Klaes Ocr2ELO“ profitieren. Denn auch hier kann die Belegverwaltung ohne spezielle Mitarbeiter schnell zum Zeitfresser werden. Aber jetzt haben auch sie ihre Dokumentenverwaltung im Griff und können sich ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.