ecoDMS ONE
Die Lösung für die E-Rechnungspflicht ab 2025
Die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran, und ein wichtiger Meilenstein steht bevor: die E-Rechnungspflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Diese Neuerung bietet viele Vorteile, die zur Effizienzsteigerung und Compliance beitragen, stellt jedoch kleinere Unternehmen vor Herausforderungen. In unserem letzten Blogbeitrag haben wir die wichtigsten Informationen zu diesem Thema zusammengefasst: Wachstumschancengesetz und E-Rechnung.
Kompakte Lösung für Firmenkunden von Systemschub
Mit der E-Rechnungspflicht müssen Rechnungen im B2B-Bereich in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden. Die Erstellung, Verarbeitung und Bewertung solcher Rechnungen stellt einen hohen Aufwand dar, den kleinere Unternehmen kaum bewältigen können.
Der IT-Service „Systemschub - powered by Klaes“ aus Bad Neuenahr-Ahrweiler bietet deshalb nun ecoDMS ONE an, ein neues und günstiges Produkt für Geschäftskunden. Diese Lösung deckt die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen vollständig ab und bietet ein einfaches Lizenzmodell: 25€ je Benutzer und Monat. Darin enthalten sind Programmupdates und 30 Minuten Support pro Lizenz und Jahr.
Was ist ecoDMS ONE?
ecoDMS ONE ist eine umfassende Lösung von „Systemschub“ für die Digitalisierung, Archivierung und Automatisierung von Dokumenten und E-Mails. Dieses Komplettpaket ist speziell für Geschäftskunden entwickelt und als monatlich kündbare Mietlösung verfügbar. Es garantiert maximale Planungssicherheit mit jährlich fest kalkulierbaren Kosten. So sind kleine Unternehmen bestens gerüstet, um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Herausforderungen zu bewältigen.
Hauptmerkmale von ecoDMS ONE
- Dokumentenmanagement: Digitale Dokumente können zentral gespeichert, organisiert und durchsucht werden, was die Effizienz verbessert.
- E-Mail-Archivierung: E-Mails werden nach bestimmten Regeln und Kriterien automatisch archiviert, was Speicherplatz spart und die Verwaltung erleichtert.
- Automatisierung: Die Abläufe zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten sowie Importfunktionen für E-Mails und Dokumente sind automatisiert.
- Compliance: Gesetzliche Anforderungen und Datenschutzrichtlinien wie DSGVO werden eingehalten, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen sicherzustellen.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung ist einfach zu bedienen und unterstützt sowohl Desktop- als auch mobile Geräte.
- Planungssicherheit: Mit jährlich fest kalkulierbaren Kosten bietet ecoDMS ONE langfristige Planungssicherheit und Kostentransparenz.
- Support und Updates: Während der Vertragslaufzeit sind alle Software-Updates und technischer Support enthalten, um sicherzustellen, dass die Software immer auf dem neuesten Stand bleibt und optimal funktioniert.
Enthaltene Software in ecoDMS ONE:
ecoDMS: Ein Dokumenten-Management-System (DMS), das die Verwaltung von digitalen Dokumenten und Daten erleichtert. Es ermöglicht Benutzern, Dokumente in einer zentralen Datenbank zu speichern, zu organisieren und einfach zu durchsuchen, was die Effizienz und Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert. Zudem bildet die Software die technische Basis zur Einhaltung von Compliance- und Datenschutzanforderungen wie die der DSGVO.
WORKZ Add-on: Die ecoDMS-Lizenz bei ecoDMS ONE umfasst das WORKZ Add-on, das ecoDMS mit smarten Abläufen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten, automatisierten Importfunktionen für E-Mails und Dokumente sowie einem digitalen Dokumentenstempel erweitert.
ecoMAILZ: Eine E-Mail-Archivierungssoftware, die E-Mails automatisch nach bestimmten Regeln und Kriterien archiviert, um Speicherplatz auf dem E-Mail-Server zu sparen und die E-Mail-Verwaltung zu erleichtern. ecoMAILZ sorgt ebenfalls für die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien und kann direkt mit ecoDMS integriert oder als eigenständige Software genutzt werden.
Softwarepflege und Support während der Vertragslaufzeit: ecoDMS ONE beinhaltet eine Softwarepflege, die Software-Updates, neue Funktionen, Entwicklungen, Patches und Fehlerkorrekturen umfasst, um sicherzustellen, dass die Software immer auf dem neuesten Stand bleibt.
Technischer Support
Darüber hinaus bietet Systemschub einen technischen Support, um bei der Nutzung der enthaltenen Software zu unterstützen, offene Fragen zu klären und mögliche Probleme zu lösen. Pro gleichzeitiger Verbindung gibt es bei ecoDMS ONE während der Vertragslaufzeit 30 Minuten Support pro Jahr sowie alle verfügbaren Updates für die ecoDMS ONE-Softwarelösungen (Produktiv-System)
Fazit
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Transformation. Mit ecoDMS ONE von „Systemschub“ sind Unternehmen gerüstet, um diese Herausforderung zu meistern und Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
Interessiert an weiteren Tipps und Tricks rund um digitale Werkzeuge im Büroalltag? Besuchen Sie unseren Blog regelmäßig und bleiben Sie auf dem Laufenden über aktuelle Informationen und kostenlose Events in Bad Neuenahr-Ahrweiler.